- обеспечение входящих и исходящих звонков, организация конференц- (многосторонних) звонков; - отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий; своевременная их передача; - контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителей (документы, письма, факсы, письма по электронной почте); -взаимодействие с бухгалтерией, подготовка первичной финансовой документации (счета, сч-ф, акты и т.д.); -осуществление контроля за порядком в офисе. Обеспечение жизни-деятельности офиса (закупка канцелярии, хоз. товаров, взаимодействие со службами); -ведение кадровой документации (табельный учет); -ведение личных карт (Т-2), личных дел, графиков отпусков, составление штатного расписания, оформление отпусков, осуществление процедуры приема-увольнения, составление приказов); -выполнение поручений руководителя; -планирование, координация и введение рабочего графика руководителей; -организация внешних и внутренних встреч, подготовка совещаний/протоколирование, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря руководителей; - по поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль исполнения указаний и распоряжений; -организация командировок: бронирование и заказ билетов, отелей, трансфер. |