Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Организация телефонных переговоров руководителя, прием и передача телефонограммы. Осуществление работы по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания, их регистрация). Обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники. Передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам. Печать различной документации по указанию руководителя. Ведение делопроизводства, входящая/исходящая корреспонденция. Прием документов на подпись руководителю. Организация приема посетителей и работников компании. Работа с документами на множительной технике. Координация завершения работы офиса и подготовка к новому дню (отключение офисного оборудования, активирование систем охранной сигнализации). Обеспечение жизнедеятельности офиса и складов. Заказ товаров, канцелярских товаров, аптечка, необходимой мебели и других предметов интерьера, моющих средств и материалов, требуемых для уборки помещений (согласно расчета нормы потребления). Осуществление помощи сотрудникам офиса в использовании офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин и др.). Организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), ведение деловой переписки, обеспечение рассылки необходимых материалов. Ведение учета входящих звонков от потенциальных клиентов. |